Vahvuutta vertaistoiminnasta -hankkeen tietosuojaseloste
Vahvuutta vertaistoiminnasta – hanke 2024 (päivitetty 14.3.2024)
1. Rekisterin pitäjä:
Setlementti Louhela ry
Louhelankuja 3
04400 Järvenpää
+358408380632
toimisto@setlementtilouhela.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Irene Peiponen
+358408246671
irene.peiponen@setlementtilouhela.fi
3. Rekisterin nimi
Setlementti Louhelan Vahvuutta vertaistoiminnan vapaaehtoisten ja toimintaan osallistujien rekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä osallistujista Setlementti Louhelan Vahvuutta vertaistoiminnasta hanketoiminnan organisoimisen ja järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja. Osallistujia ovat vapaaehtoiset ja toimintaan osallistujat, joiden henkilötietoja käsitellään henkilötietolain mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimintaan osallistujien, vapaaehtoisten sekä rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
Vahvuutta vertaistoiminnasta hankkeeseen osallistuu 7–29-vuotiaita erityistä tukea tarvitsevia sekä heidän vertaisiaan lapsia ja nuoria. Moniin hankkeen suljettuihin ryhmiin (alle 18 v) ilmoittaudutaan huoltajien toimesta. Ilmoittautumisen yhteydessä kysytään lapsen nimi, huoltajien yhteystiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero sekä lapsen sairaudet tai allergiat, jotta ohjaaja osaa toimia mahdollisten sairauteen liittyvien ja ensiapua vaativien tilanteiden hoidossa.
Toimintaan osallistujien määriä tilastoidaan ja osallistujilta kerätään asiakaspalautteita, joihin osallistumislupaa kysytään alaikäisten kohdalla huoltajilta. Palautteiden kerääminen tapahtuu anonyymisti niin, ettei yksittäistä henkilöitä ei kyselyistä ole mahdollista tunnistaa.
5. Rekisterin tietosisältö
Vapaaehtoistoimijoista kerätään seuraavat tiedot:
· Vapaaehtoisen yhteystiedot (nimi, syntymävuosi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköposti)
· Vapaaehtoistoiminnan alkamisajankohta
· Kiinnostus tietyistä vapaaehtoistehtävistä
· Vahvuudet ja aikaisemmat kokemukset vapaaehtoistoiminnasta
· Todistukset ja vaitiolositoumukset
-Henkilöturvatunnus (tunnus kerätään vain, mikäli keräämiselle on erityinen syy, esim. jos vapaaehtoinen tulee toimimaan järjestyksenvalvojana tai alle 18-vuotiaan avunsaajan kanssa. Näissä tilanteissa kerätään myös:
· Vapaaehtoisen suostumus rikosrekisteriotteen hakemiseksi
· Muut vapaaehtoistoiminnan suorittamisen kannalta olennaiset lisätiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Lapset ja nuoret vapaaehtoiset: Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan vapaaehtoisen omalla ilmoituksella sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa vapaaehtoinen kertoo tietojaan
- Osallistujien liittyen: Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai tilaaja luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Hankkeen toimintaan osallistuvien henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ilman henkilön tai alle 18-vuotiaiden kohdalla ilman hänen huoltajansa suostumusta.
Rekisteriin tallennettuja vapaaehtoistehtävien kannalta olennaisia tietoja käsittelee yhdistyksen toiminnasta vastaavat työntekijät. Hanketyöntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Asianomaisen suostumuksella henkilötietoja voidaan jakaa toiminnassa mukana oleville tahoille, kuten tehtävään valitulle vapaaehtoiselle, vapaaehtoistehtävien suorittamiseksi.
Osallistujien tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella sellaisille yhteistyötahoille, jotka edesauttavat asiakkaan asianmukaisten palvelujen saantia. Lisäksi tietoja voidaan asiakkaan luvalla luovuttaa omaisille tai tilaajalle.
Henkilötietoja voidaan käsitellä alla olevien palvelutarjoajien järjestelmissä:
- Microsoft (Sharepoint, sähköposti
- Clara-toiminnanohjausjärjestelmä ja sen alainen Helping App sovellus
HelpingApp sovelluksen on toteuttanut CGI yhteistyössä Clara Finlandin kanssa ja se on osa CGI:n kansainvälistä yritysvastuuohjelmaa
8. Rekisteritietojen suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävien tiedostojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Tietoja kirjataan yhdistyksen verkkolevylle ja edellä mainittuihin järjestelmiin. Kirjalliset hakemukset ja sopimukset, sekä niihin liittyvät kirjalliset muutostiedot säilytetään niille varatuissa kansioissa lukkojen takana.
Rekisterien käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"), edellyttäen että jokin seuraavista perusteista täyttyy:
· henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
· rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
· rekisteröity vastustaa käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä 21 artiklan 2 kohdan nojalla
· henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
· henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
Edellä olevaa ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen
· rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten;
·kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä 9 artiklan 2 kohdan h ja i alakohdan sekä 9 artiklan 3 kohdan mukaisesti;
· yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti, jos 1 kohdassa tarkoitettu oikeus todennäköisesti estää kyseisen käsittelyn tai vaikeuttaa sitä suuresti; tai
· oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Tiedoksi vapaaehtoisten keskinäisestä viestinnästä
Käytämme vertaisnuorten WhatsApp -ryhmää toiminnasta tiedottamiseen, nuorten keskinäiseen vapaaseen keskusteluun ja vertaistukeen.
WhatsAppissa käydyt keskustelut ovat salattuja, ja tätä painotetaan nuorille, kun liittyvät ryhmään. Sovelluksen kautta ei lähetetä minkäänlaisia henkilötietoja. Jokaisella nuorella on mahdollisuus päättää WhatsApp -ryhmään liittymisestä itse. Silloin kannattaa huomioida, että oma puhelinnumero näkyy muille ryhmän jäsenille.
WhatsApp siirtää ja lähettää tietoja Euroopan ulkopuolelle. WhatsApp noudattaa ja käyttää Euroopan komission päätöksiä, joissa tunnustetaan, että tietyt Euroopan talousalueen ulkopuoliset maat ja alueet takaavat henkilötietojen suojan riittävän tason.